Afspraken zijn toe te voegen via het Caren-account van de persoon voor wie de Luna bedoeld is. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Stap 1: Log in bij Caren
Open de internetbrowser op je computer, laptop, tablet of smartphone en surf naar www.carenzorgt.nl. Log daar in met je Caren-account. 
Stap 2: Selecteer een gebruiker
In Caren zie je rechtsboven voor wie je zorgt. Klik op de foto van degene voor wie de Nedap Luna bedoeld is.
Stap 3: Open het Caren-kalenderoverzicht
De Caren-kalender toont je een overzicht van alle afspraken. De afspraken die je aan de Caren-kalender toevoegt, verschijnen automatisch op de Nedap Luna.
Klik op de knop Afspraak toevoegen of op het plusje (+) onder de gewenste dag om een afspraak toe te voegen.
Stap 4: Vul een afspraakomschrijving in
Op het scherm Afspraak toevoegen zie je verschillende invulvelden. Vul in het bovenste veld de naam van de afspraak in.
Tip: Houd de omschrijving kort en duidelijk, zodat de gebruiker het kan begrijpen. Wat hierbij kan helpen is door de afspraken samen met diegene in te vullen.
Stap 5: Voeg meer informatie toe (optioneel)
Bij Meer informatie kun je extra informatie toevoegen voor jezelf of voor andere mensen in je zorgnetwerk. Deze informatie wordt niet op de Nedap Luna getoond.
Stap 6: Vul de startijd van de afspraak in
Bij Starttijd vul je de datum en de startijd van de afspraak in. De ingestelde datum staat standaard op vandaag (behalve als je op het plusje (+) hebt geklikt onder een specifieke dag). Klik op de datum als je
deze wilt aanpassen en kies de gewenste datum uit de datumprikker. Klik op de starttijd om die aan te passen.
Stap 7: Bepaal de duur van de afspraak
De duur van de afspraak staat standaard ingevuld op 30 minuten. Klik hierop om de duur van de afspraak uit een lijst te selecteren.
Let op: Maak geen overlappende afspraken aan. Nedap Luna geeft altijd de afspraak aan die als eerste is gestart.
Stap 8: Maak een herhalende afspraak (optioneel)
Het kan handig zijn om een afspraak herhalend te maken. Daarvoor zet je een vinkje voor Herhalende afspraak.
Er verschijnen nu 2 extra invulvelden waarin je de frequentie van de herhalende afspraak kunt instellen. 
Stap 9: Voeg hulp toe (optioneel)
Mensen die onderdeel zijn van het zorgnetwerk, voeg je bij Wie komt er helpen? toe. De informatie over wie er komt helpen bij een afspraak wordt niet op de Nedap Luna getoond.
Stap 10: Kies een pictogram
Kies het pictogram dat het beste bij de afspraak past. Je kunt kiezen uit verschillende categorieën in de bovenste rij. Elke categorie bevat andere pictogrammen.
Tip: Kies een pictogram samen met de gebruiker 
Stap 11: Sla de afspraak op
Klik onderaan op Opslaan om de afspraak op te slaan. Deze afspraak verschijnt automatisch (maximaal binnen 10 minuten) op de Nedap Luna. 